Hinter den Kulissen

Team Zahlungsverkehr und Archivierung

Das Team Zahlungsverkehr und Archivierung
v.l.n.r.: Claudia Timm, Kristina Buchhage, Julia Gleie, Heike Fischer, Tanja Bötte, Nicole Friedhoff (es fehlt Gabriele Brandl)

Wichtige Aufgaben im Zahlungsverkehr

Können Sie sich noch daran erinnern, wie lange früher eine Überweisung gedauert hat? Sie wurde von Hand ausgefüllt und dann von den Geschäftsstellen zur Hauptstelle in den Zahlungsverkehr weitergeleitet. Erst dann wurde die Überweisung bearbeitet und gebucht. Heute geht ein Großteil der Belege elektronisch bei uns ein.
Über die VR-BankingApp können die Kunden mittlerweile auch Überweisungen selbst durchführen oder kleinere Beträge über die Funktion „Geld senden und empfangen“ direkt an den Empfänger weiterleiten. Mit der Funktion „Scan to Bank“ können Rechnungen abfotografiert werden und direkt in die Überweisungsmaske beim Online-Banking eingesetzt werden. Ein Ausfüllen des Überweisungsbelegs ist kaum noch erforderlich.
Kunden, die auf den persönlichen Kontakt zum Berater in der Geschäftsstelle Wert legen, können natürlich ihre Überweisungen sowie Schecks nach wie vor dort abgeben oder sich auch beim Ausfüllen helfen lassen. Von der Geschäftsstelle aus scannt der Serviceberater den Beleg anschließend ein und sendet die Datei dann direkt zur Weiterbearbeitung an den Zahlungsverkehr. Das dauert nur Minuten und gewährleistet eine taggleiche Buchung der Überweisung. Heike Fischer, Gabriele Brandl, Tanja Bötte, Nicole Friedhoff und Julia Gleie sorgen dafür, dass alle Belege am selben Tag bearbeitet und gebucht werden. Sie kontrollieren die Belege auf Vollständigkeit: ist die IBAN komplett und korrekt angegeben, wurde der Betrag angegeben u. s. w. Erst, wenn alles kontrolliert und ggf. korrigiert wurde, kann die Buchung erfolgen. Im Normalfall ist der Betrag noch am selben Tag auf dem Konto des Empfängers. Alle Zahlungsverkehrsbelege (wie auch Ein- und Auszahlungsbelege) werden anschließend elektronisch verarbeitet und archiviert. Darüber hinaus überwacht das Team die fristgerechte und wirtschaftliche Abwicklung der in- und ausländischen Zahlungen.

Korrekte Archivierung ist der Dreh-und Angelpunkt

Im Rahmen oft langjähriger Kundenbeziehungen sind eine Reihe von Unterlagen zu verarbeiten und aufzubewahren. Früher hat man in der Geschäftsstelle zu jedem Kunden
eine Papierakte angelegt, in der die Unterlagen wie Kontoeröffnungsantrag, Vollmachten, Dauerauftragsformulare, Kreditunterlagen oder Schriftverkehr gesammelt wurden. Sie können sich vorstellen, wieviel Schränke mit solchen Akten befüllt wurden ...

Heute geht das alles elektronisch. Die Unterlagen werden von Kristina Buchhage und Claudia Timm aufgearbeitet und anschließend eingescannt und direkt in der entsprechenden elektronischen Kundenakte im Bankensystem gespeichert. Das geht viel schneller als das frühere Abheften in den Papierakten und spart auch noch Platz im Schrank. Pro Monat werden durchschnittlich 14.000 Seiten verarbeitet. So ist gewährleistet, dass immer alle Unterlagen, die einen Kunden betreffen, in einer Art elektronischer Akte zusammengestellt werden. Der Vorteil ist, dass die Daten dem Berater jederzeit zur Verfügung stehen – egal, ob er in Stadtoldendorf oder Langelsheim arbeitet.